Gegevensbescherming

Beleid inzake persoonsgegevens van KGSO

Versie bijgewerkt op 11/03/2025

Presentatie: Over ons

Wij zijn de Kamer van Gerechtelijke Deskundigen die verantwoordelijk is voor de gerechtelijke en arbitrageopdrachten, afgekort KGSO (“wij/ons/onze”):

Vennootschapszetel: Sylvain Dupuisslaan 213 b/28 te 1070 Brussel, België
Algemeen e-mailadres: info@KGSO-kgso.be
e-mailadres voor AVG: info@KGSO-kgso.be

Wij nemen de bescherming van uw persoonsgegevens (“persoonsgegevens”) zeer serieus.

Dit document beschrijft ons Privacybeleid (het “Beleid Persoonsgegevens”) waarin wordt beschreven (1) hoe we uw persoonsgegevens verzamelen, opslaan, gebruiken en openbaar maken wanneer u met ons communiceert, per post, e-mail (e-mail/e-mail), via internet of anderszins, (2) wat uw rechten zijn en hoe u die kunt uitoefenen, en (3) de principes voor het bijwerken van dit beleid.

In een afzonderlijk document wordt ons Cookiebeleid (het “Cookiebeleid”) uiteengezet, waarin onze Cookieverklaring en de principes voor het bijwerken van dit Beleid worden beschreven.

Beleid voor de bescherming van uw persoonsgegevens

Wat dekt dit privacybeleid?

Dit privacybeleid heeft betrekking op de verwerking van uw persoonsgegevens die wij verzamelen wanneer u onze website bezoekt of gebruikt, of wanneer u op enigerlei wijze contact met ons opneemt. In deze gevallen verzamelen we gegevens die u als individu identificeren, zoals hieronder in meer detail wordt uitgelegd.

Wanneer verzamelen wij persoonsgegevens?

U verstrekt ons persoonsgegevens wanneer:

u dient uw aanvraag in om lid te worden van de KGSO,
zich in wenst te schrijven voor onze activiteiten, opleidingen en evenementen,
u zich abonneert op ons Bulletin/Nieuwsbrief,
U contact met ons opneemt.

Welke persoonsgegevens verzamelen wij?

Uw naam, voornaam, adres, e-mailadres, telefoonnummer, geboortejaar, sector van activiteit
Gegevens met betrekking tot de facturatie van betalende evenementen en lidgelden
Uw opmerkingen, enkel met uw toestemming
Aanvraagdossier: met het aanvraagdossier om lid te worden van de KGSO verzamelen wij de gegevens die nodig zijn om uw aanvraag te vervolledigen (zie aanvraagformulier) en de toelatingsprocedure te volgen
Indien van toepassing: uw foto of een videosequentie waarin u voorkomt
Via cookies (zie ons Cookiebeleid): de gegevens die worden verzameld door de cookies die in ons Cookiebeleid zijn gedefinieerd.

Wat zijn de doeleinden van de verwerking van uw persoonsgegevens?

Wij verzamelen uw persoonsgegevens op een transparante manier en alleen de persoonsgegevens die noodzakelijk zijn (evenredigheidsbeginsel) en voor een specifieke periode. Wij gebruiken uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

voor het beheer en de administratie van aanvragen
om onze directory en ledenlijst op onze website te publiceren
Voor het beheer en de administratie van leden en niet-leden:
- om met u te communiceren via e-mail of andere middelen, zoals met betrekking tot onze agenda, evenementen, aankondigingen van activiteiten en trainingen, en diensten waarvan wij denken dat ze voor u interessant kunnen zijn
- om u ons Bulletin of onze Nieuwsbrief toe te sturen: voor deze mailing gebruiken wij de meest geschikte technologie
- U kunt zich echter altijd op elk gewenst moment afmelden voor deze communicatie
voor het beheer van onbetaalde facturen en geschillen
om de veiligheid en het beheer van onze website en activiteiten te waarborgen
om onze website te verbeteren om ervoor te zorgen dat de inhoud op de meest effectieve manier voor u wordt gepresenteerd
om nieuwe diensten te verbeteren en te ontwikkelen
om te voldoen aan wettelijke en reglementaire verplichtingen waaraan wij zijn onderworpen, in het bijzonder om ons in staat te stellen het bewijs van een recht of contract vast te stellen.

Wat is de wettelijke basis voor de verwerking van uw persoonsgegevens?

Voor kandidaat-leden is de verwerking van persoonsgegevens gebaseerd op de uitvoering van het contract dat is gesloten op het moment van de aanvraag voor lidmaatschap of op het moment van erkenning als lid, en verlengd door de betaling van de jaarlijkse bijdrage. Het contract bestaat uit: de statuten van de KGSO, haar huishoudelijk reglement, dit beleid inzake persoonsgegevens en het cookiebeleid. De verwerking van persoonsgegevens van niet-leden is gebaseerd op ons gerechtvaardigd belang om evenementen en diensten aan hen mee te delen waarvan wij denken dat ze voor hen interessant kunnen zijn.

Delen en communiceren wij uw persoonsgegevens aan derden?

Wij verkopen geen persoonsgegevens. Om u te informeren of voor de organisatie van activiteiten, opleidingen of evenementen, behouden wij ons het recht voor om uw persoonsgegevens te delen met andere erkende deskundige organisaties, die zich er ten minste toe verbinden (1) uw persoonsgegevens niet te gebruiken voor reclamedoeleinden zonder uw voorafgaande, vrije, specifieke en geïnformeerde toestemming, en (2) via het contactformulier kan u ons verzoeken uw persoonsgegevens te verwijderen. Door u in te schrijven voor activiteiten, opleidingen of evenementen die wij zelf of met andere erkende expertorganisaties organiseren, gaat u ermee akkoord dat uw contactgegevens (naam, voornaam, specialiteit, e-mailadres) worden opgenomen in de deelnemerslijst. In voorkomend geval behouden wij ons het recht voor om foto’s of videobeelden te gebruiken die zijn gemaakt tijdens activiteiten, opleidingen of evenementen, waarop u voorkomt, in ons Bulletin of Nieuwsbrief, op onze website of op materiaal dat wordt onderhouden door andere erkende deskundige organisaties, zoals hierboven uiteengezet. U hebt te allen tijde het recht om deze publicatie te weigeren door ons een specifieke brief of e-mail te sturen naar ons adres. Bovendien behouden wij ons voor onze bescherming het recht voor om alle persoonsgegevens die nodig zijn om te voldoen aan de wet of een gerechtelijk bevel in te zien, te lezen, te bewaren en openbaar te maken; onze overeenkomsten met u en andere overeenkomsten af te dwingen of toe te passen; of om onze rechten, eigendommen of veiligheid of die van onze medewerkers, leden of anderen te beschermen. Ten slotte kunnen we in bepaalde omstandigheden verplicht zijn om uw persoonsgegevens vrij te geven om te reageren op geldige verzoeken van overheidsinstanties, onder meer om te voldoen aan nationale veiligheids- of wetshandhavingsvereisten.

Zijn uw persoonsgegevens veilig?

We gebruiken passende technische, organisatorische en administratieve beveiligingsmaatregelen om alle persoonsgegevens die we in onze papieren en computerbestanden bewaren, te beschermen tegen verlies, misbruik en ongeoorloofde toegang, openbaarmaking, wijziging en vernietiging. Omdat geen enkele organisatie echter volledige beveiliging, manipulatie of gebruik kan garanderen dat we niet hebben geautoriseerd, kunnen hardware- of softwareproblemen en andere factoren de beveiliging van uw persoonsgegevens nog steeds in gevaar brengen.

Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?

Uw persoonsgegevens worden bewaard zolang als nodig is om de hieronder beschreven doeleinden te bereiken. De gegevens van de leden en onze relaties worden bewaard tot het einde van het lidmaatschap. Dan worden deze gegevens verwijderd uit onze bestanden. Ze kunnen echter desgevallend worden bewaard om te voldoen aan onze wettelijke of reglementaire verplichtingen, of om ons in staat te stellen het bewijs van een recht of contract vast te stellen.
Als u een aanvraag heeft ingediend om lid te worden van de KGSO en als uw aanvraag om welke reden dan ook niet wordt geaccepteerd, bewaren wij de persoonsgegevens van uw aanvraag gedurende 6 maanden vanaf de datum van de afwijzingsbeslissing; aan het einde van deze periode worden deze gegevens verwijderd uit onze bestanden. U kunt ons echter altijd vragen om de persoonsgegevens uit uw aanvraag te verwijderen door ons een brief of een e-mail te sturen naar ons adres. Onder wissen verstaan wij het verwijderen van deze persoonsgegevens in onze computerbestanden en in de prullenbak, alsmede het vernietigen van enig papieren dossier.

Sites van derden

Voor uw gemak kunnen op onze website hyperlinks worden weergegeven naar andere websites (de “Sites van derden”). Wij zijn niet verantwoordelijk voor de privacy praktijken (of gelijkwaardig) van sites van derden of bedrijven waarover wij geen controle hebben, en ons privacybeleid is niet van toepassing op dergelijke sites of organisaties van derden. Sites van derden kunnen persoonsgegevens verzamelen naast de persoonsgegevens die we op onze website verzamelen. Wij onderschrijven geen van deze Sites van Derden, of de diensten of producten die op dergelijke Sites van Derden worden beschreven of aangeboden, of enige inhoud die op de Sites van Derden is opgenomen. We raden u aan om het Privacybeleid (of gelijkwaardig) van elke Site van derden die u bezoekt te onderzoeken en te lezen, om te begrijpen hoe die Sites van Derden de over u verzamelde persoonsgegevens gebruiken en beschermen.

Wat zijn uw rechten op het gebied van de bescherming van persoonsgegevens?

Wat zijn uw rechten?

Hieronder vindt u de lijst van uw rechten met betrekking tot de persoonsgegevens die wij verwerken als verwerkingsverantwoordelijke (de artikelen waarnaar wordt verwezen zijn die van de AVG-verordening – zie ook https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/hoe-u-uw-rechten-kunt-uitoefenen-art-12-avg:

Uw toestemming intrekken
- In gevallen waarin de verwerking is gebaseerd op toestemming (artikel 7), kunt u uw toestemming te allen tijde intrekken.
Kopie van uw persoonsgegevens (artikel 15)
- U kunt ons vragen of wij persoonsgegevens over u verwerken, en indien dat het geval is, kunt u ons vragen om een kopie te verkrijgen van de persoonsgegevens die worden verwerkt.
Rectificatie of aanvulling van persoonsgegevens (artikelen 16 en 19)
- U kunt ons vragen om onjuiste persoonsgegevens over u te corrigeren en om onvolledige persoonsgegevens aan te vullen, onder meer door een aanvullende verklaring te verstrekken.
Verzoek tot verwijdering van uw persoonsgegevens (artikelen 17 en 19)
- U kunt ons vragen om uw persoonsgegevens te wissen waarvan de wettelijke voorwaarden voor de verwerking niet of niet langer bestaan.
Beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens (artikelen 18 en 19)
- U kunt ons vragen om de manier waarop wij uw persoonsgegevens verwerken te beperken.
“Overdraagbaarheid” van uw persoonsgegevens (artikel 20)
- U kunt een kopie opvragen van de persoonsgegevens die u aan ons hebt verstrekt, en u kunt ons verzoeken deze persoonsgegevens rechtstreeks door te geven aan een andere verwerkingsverantwoordelijke die u opgeeft.
Bezwaar tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (artikel 21)
- U kunt bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens om redenen die verband houden met uw specifieke situatie.
Weigering van verwerking voor direct marketing of marketingdoeleinden (artikel 21.2)
- U kunt bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens voor direct marketing of direct marketingdoeleinden, met inbegrip van profilering voor zover deze verband houdt met dergelijke direct marketing of marketing.
Weigering om te worden onderworpen aan een besluit dat uitsluitend is gebaseerd op geautomatiseerde verwerking, met inbegrip van profilering (artikel 22)
- U kunt bezwaar maken tegen een besluit dat uitsluitend is gebaseerd op geautomatiseerde verwerking, met inbegrip van profilering.
Klachten (artikel 77)
- Indien nodig kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (https://www.autoriteprotectiondonnees.be/contact).
Rechtsvordering (artikelen 78, 79 en 82)
- U kunt besluiten juridische stappen te ondernemen.

Hoe kunt u uw rechten uitoefenen? – Uw aanvraag

Om ons in staat te stellen uw verzoek te verwerken en op u te reageren, schrijft u ons met (1) uw identificatie en (2) het onderwerp van uw verzoek.

Om dit te doen, moet je

een e-mail/e-mail sturen naar het info@kgso-ceja.be
Stuur een brief naar ons postadres.

Om de aanvraag te kunnen verwerken, moet deze aan 3 basiscriteria voldoen:

Taal: uw aanvraag is ingediend in een van de landstalen of in het Engels,
Identificatie: zodat wij u met voldoende zekerheid kunnen identificeren,

u ons een kopie van de voorzijde van uw identiteitskaart bezorgt, EN/OF
u ons een kopie van uw rijbewijs stuurt, EN/OF
u ons een kopie van uw internationaal paspoort stuurt, EN/OF
U maakt gebruik van alle andere door u gekozen middelen.

Identificatie van het verzoek: u beschrijft nauwkeurig het doel van uw verzoek en voegt, indien nodig, bewijs van uw verzoek toe (bijvoorbeeld in het geval van een verzoek tot rectificatie).

Als uw verzoek niet aan deze criteria voldoet, zullen wij u onverwijld antwoorden dat wij uw verzoek niet in behandeling kunnen nemen.

Als wij u met voldoende zekerheid kunnen identificeren, EN als de KGSO verantwoordelijk is voor de verwerking van uw persoonsgegevens, dan zullen wij uw verzoek behandelen volgens de bepalingen van de GDPR-verordening, en zullen wij u binnen 1 maand na uw gevalideerde verzoek antwoorden. Indien nodig kan deze termijn met 2 maanden worden verlengd, rekening houdend met de complexiteit en het aantal aanvragen; In dat geval zullen wij u binnen 1 maand na uw gevalideerde aanvraag op de hoogte brengen van deze verlenging en de redenen voor het uitstel.

Als we u niet met voldoende zekerheid kunnen identificeren, zullen we u binnen 1 maand na uw verzoek antwoorden (behalve in het geval van een complexer verzoek) en u vragen om ons een aanvullend identificatiebewijs te bezorgen, zoals uw geldige postadres.

Als we van mening zijn dat we geen persoonsgegevens over u hebben, zullen we u (binnen 1 maand na uw verzoek) antwoorden dat u uw verzoek moet richten aan een beheerder van uw persoonsgegevens, en we zullen uw verzoek dan sluiten.

Updates en vragen

Zullen we ons privacybeleid wijzigen?

Wij proberen voortdurend onze dienstverlening in het algemeen en onze website in het bijzonder te verbeteren, bijvoorbeeld om rekening te houden met nieuwe doeleinden of wijzigingen in de wetgeving; Daarom zullen we ons Privacybeleid van tijd tot tijd moeten aanpassen. De datum en versie van de laatste update vindt u bovenaan dit document.

Heeft u vragen over ons privacybeleid?

Als u vragen of opmerkingen heeft over ons privacybeleid, kunt u ons een gedetailleerd bericht sturen per post naar ons secretariaat of per e-mail naar ons adres, en we zullen proberen uw zorgen weg te nemen.